第一章 总则

第一条 为促进宁夏大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为教育发展基金会各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《基金会管理条例》和《宁夏大学教育发展基金会章程》，并结合基金会发展实际，特制定本办法。

第二章　档案管理部门

第二条 基金会秘书处是文书档案的管理部门，其主要职责如下：

（一）组织制定或参与制定档案立卷、建档和归档工作的相关规章制度。

（二）认真做好基金会、秘书处各类文书档案的收集、整理、保管和利用工作。

（三）指导和监督基金会其他兼职人员各类文件、材料的立卷归档工作。

（四）负责做好永久性档案保存或向有关档案机构的移交工作。

（五）努力提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第三条 基金会档案管理人员细分职责如下：

（一）基金会秘书处专职人员负责主体档案的集中管理。

（二）基金会兼职会计与出纳负责所有财务文件、会计资料、账表、票据的建档与管理。

（三）基金会各专、兼职人员负责管理的文件、资料、图片及制度，不得随意处置。如因工作需要移交其他机构、部门或人员，必须报告基金会秘书长同意。

第三章　档案范围

第四条 基金会档案范围如下：

（一）规范性文件：包括上级颁发、需要基金会执行的，或由基金会制发的各种正式文件、规章制度等。

（二）基金会章程、理事会与监事会形成的文件、决议及重要材料。

（三）基金会的各种工作计划、总结、报告、领导批示、会议纪要、工作简报、新闻稿件、项目资料、重要图片等。

（四）基金会与有关单位、部门签订的各类合同、协议书等文件材料。

（五）证件性文书资料：包括法人登记证、慈善组织法人登记证书、银行开户许可证、以及基金会获得的各类荣誉牌匾、锦旗、证书、证明等。

（六）财务、会计及其管理方面的文件材料。

（七）员工劳动合同、劳动工资、人事、法律事务管理等方面的文件材料。

（八）基金会固定资产、设备仪器登记、保管方面的文件材料。

（九）声像制品资料：包括基金会各种公益慈善活动，以及在外学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录或拷贝下来的各种资料。

（十）基金会对外正式发文，以及与相关机构往来函件。

第四章　档案借阅利用

第五条 档案借阅管理方式如下：

（一）宁夏大学人员借阅档案，应做好登记。外单位人员查阅档案，需持单位介绍信或个人身份证明并经基金会秘书长同意，方可查阅，档案原件不得借出。

（二）任何人查阅档案不得离开档案保管室，并且需在档案管理人员的监督下查阅。

（三）查阅档案时不得在档案上圈划、涂改造成污损，更不得拆散、剪裁、撕毁或抽走档案资料。

第六条 档案利用管理方式如下：

（一）提供档案原件。

（二）提供档案复印件。

（三）提供文件索引资料。

第五章 档案销毁管理

第七条 基金会档案销毁须遵守以下原则：

（一）对已失效的档案，由档案管理人员登记造册，经相关领导共同鉴定，报理事长批准后，按规定销毁。

（二）经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值后，再行销毁，以免误毁。

（三）销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销。

第六章 附则

第八条 本办法由本基金会负责解释。

第九条 本办法经基金会理事会审议通过后生效、执行。